I file PDF sono spesso parte integrante di ciò che possiamo consultare su internet. Dovrebbero essere realizzati come qualsiasi altro contenuto offerto online, in modo tale da poter essere utilizzati dalle persone con disabilità senza l’ausilio di terzi.
Questo strumento di lavoro descrive un tipico flusso per la creazione di file PDF accessibili dall’applicazione di origine Microsoft Word. La conversione e la modifica successiva avvengono tramite il diffuso software Acrobat Professional® di Adobe®. Le spiegazioni si riferiscono alla versione 9, ma possono essere applicate in modo simile anche alle versioni precedenti. Sono necessarie conoscenze di base nell’uso dei suddetti programmi per utilizzare questo strumento di lavoro. In caso di necessità è opportuno comprimere un PDF senza perdere qualità ma guadagnando spazio sul proprio dispositivo.
Caratteristiche dei file PDF accessibili
Per rendere accessibili i file PDF, è possibile individuare delle caratteristiche chiare: I documenti PDF accessibili si distinguono, ad esempio, per:
- Informazioni strutturali (Tag)
- Descrizioni delle immagini
- Evitare l’uso di grafici di testo
- Segnalibri
- Indicazioni sulla lingua utilizzata
- Titoli dei documenti chiari
- Metadati
- Link attivi
- Buoni contrasti / impostazioni di colore selezionabili
- Compatibilità verso il basso
- …
Limiti dell’accessibilità dei file PDF
Il tema PDF e accessibilità è ancora piuttosto recente. Lo sviluppo di strumenti adeguati per la creazione automatica di file accessibili è ancora agli inizi. Molti processi per migliorare l’accessibilità non possono essere automatizzati (ad esempio, la formulazione di descrizioni delle immagini o testi di link significativi). Un’accessibilità intesa esclusivamente dal punto di vista tecnico non è sufficiente. Nella ricerca di soluzioni, è necessario bilanciare dei compromessi.
- I documenti PDF possono essere modificati solo entro determinati limiti; non tutte le barriere possono essere eliminate con lo stato attuale della tecnologia.
- Le modifiche al file di origine rendono inutili le ottimizzazioni successive al file PDF.
- Il tempo richiesto per creare file PDF accessibili può essere molto elevato. Potrebbero essere necessarie priorità basate sulla rilevanza dei contenuti.
- Non tutti gli user-agent (ad esempio, lettori di schermo) per utenti disabili possono interpretare le informazioni strutturali da un documento PDF.
Verifica dell’ortografia e della formattazione
Poiché è possibile formattare testi in Adobe® Acrobat® solo in misura molto limitata, è consigliabile preparare il documento il più possibile in Word®. Correggere eventuali errori di ortografia e formattazione è essenziale prima di avviare il processo di conversione. Utilizzare correttamente i segni di paragrafo (¶) e gli a capo, evitando spazi vuoti manuali. I segni di paragrafo non dovrebbero essere usati per creare spazi bianchi più ampi, poiché i lettori di schermo leggeranno “vuoto” per ogni paragrafo vuoto. Piuttosto, definire gli spazi nelle stili di formattazione.
Formattazione del paragrafo in Word
La regola di separare contenuto e layout si applica anche all’uso dei programmi di videoscrittura. Lavorare con gli stili di formattazione in Word® non solo semplifica la modifica del documento, ma garantisce anche la generazione di informazioni strutturali. Queste informazioni sono fondamentali per un’accessibilità ottimale. Solo se gli utenti non vedenti sanno quali testi sono intestazioni, possono selezionarli direttamente senza doverli far leggere di nuovo per intero. Gli stili di formattazione sono un prerequisito perché, durante la successiva conversione, vengano create informazioni strutturali (tag) nel documento PDF.
Evidenziare in particolare titoli e elenchi puntati. Evitare di organizzare i contenuti tabellari con il tasto tabulazione, ma invece creare vere e proprie strutture di tabelle. Non creare rientri con il tasto spazio, bensì con il tasto tabulazione.
A seconda della versione del software utilizzata, i nomi degli stili di formattazione di Word® possono essere inclusi come etichette nel documento PDF. Si consiglia di nominare gli stili di formattazione per i titoli come “Hx” o “Headingx”, poiché le etichette di default utilizzate da Word® come “Intestazione x” potrebbero non essere riconosciute da tutti i lettori di schermo. In linea di principio, Adobe® consiglia l’uso di etichette standard per garantire una compatibilità più ampia.
Stili di formattazione in Word
Inserire metadati. I metadati aiutano a identificare il documento e renderlo più facilmente cercabile dai motori di ricerca. Già in Word® è possibile inserire titoli, parole chiave e informazioni sull’autore (menu “File/Proprietà/Riepilogo”). Queste informazioni verranno mantenute durante la conversione in PDF.
Collegamenti ipertestuali
Tutte le connessioni nel documento devono essere attivate. Le destinazioni interne nel documento non hanno bisogno di essere definite, poiché non verranno mantenute durante la conversione in PDF.
Descrivere le immagini
Le illustrazioni con un significativo contenuto informativo devono essere descritte affinché gli utenti non vedenti possano accedere alle informazioni. Per farlo, clicca con il tasto destro sull’immagine e seleziona la scheda “Web”. Nel campo “Testo alternativo”, puoi inserire una descrizione il più concisa possibile, ma significativa. Le descrizioni saranno incluse durante la conversione in PDF.
Conversione in PDF
Impostazioni di conversione
Prima di convertire, è consigliabile configurare la compatibilità retroattiva e la conversione dei segnalibri. Nel menu “Adobe PDF”, clicca su “Modifica impostazioni di conversione” e seleziona, nel campo “Impostazioni/Impostazioni avanzate/Compatibilità”, l’opzione “Acrobat 5.0 [PDF 1.4]”.
La configurazione dei segnalibri avviene nella scheda “Segnalibri”. Qui puoi selezionare da quali stili di formattazione verranno creati i segnalibri.
Nella scheda “Sicurezza”, seleziona l’opzione “Attiva l’accesso al testo per gli ausili visivi per ipovedenti”. Questo consente l’accesso ai moderni lettori di schermo anche se è presente una protezione con password.
Avvio della conversione
La conversione viene avviata nel menu “Adobe PDF” selezionando l’opzione “Converti in Adobe PDF”. Si prega di notare: non generare mai file PDF attraverso la finestra di stampa!
Nel caso in cui sia necessario lavorare con diversi tipi di file, è possibile consultare in questa pagina le varie possibilità di conversione.
Elaborazione in Acrobat
Dopo la conversione, il documento verrà generalmente aperto automaticamente in Adobe® Acrobat®. Prima di continuare con la modifica, è fondamentale testare il documento PDF tramite il punto del menu “Avanzato/Aiuto per l’input e l’output/Verifica completa…”. Potrebbero verificarsi problemi che possono essere risolti solo in Word, come ad esempio la mancanza di codifica ASCII di alcuni caratteri. Procedi con ulteriori modifiche al documento PDF solo dopo che la procedura di verifica non rileva più errori. In caso contrario, sarà necessario modificare il documento di origine in Word® e convertirlo nuovamente.
Configurare Acrobat
Per verificare l’accessibilità, sono necessarie finestre di navigazione che possono essere organizzate in modo chiaro nella barra di navigazione sinistra. Nel menu “Visualizza”, clicca su “Finestre di navigazione” e seleziona la finestra desiderata. Si aprirà una finestra liberamente spostabile con schede. Puoi trascinare queste schede nella barra di navigazione sinistra con il pulsante sinistro del mouse.
Per continuare l’elaborazione, sono necessarie le seguenti finestre di navigazione:
- Pagine
- Segnalibri
- Tag
- Ordine
Mostrare automaticamente i segnalibri
Nei documenti PDF più lunghi, gli utenti possono essere assistiti nella navigazione mostrando i segnalibri quando il documento viene aperto. Per farlo, nel tab “File/Proprietà…/Visualizzazione all’apertura” sotto “Registro di navigazione”, seleziona l’opzione “Finestra dei segnalibri e pagina”.
Mostrare il titolo del documento
Un titolo univoco e facilmente comprensibile è importante per l’orientamento in caso di più documenti aperti contemporaneamente. Deve essere mostrato nella barra della finestra in alto a sinistra. Seleziona nell’opzione “File/Proprietà…/Visualizzazione all’apertura” sotto “Opzioni finestra: Mostra” l’opzione “Titolo del documento”.
Impostare la lingua principale
La lingua principale del documento dovrebbe essere configurata nel menu “File/Impostazioni/Avanzate/Opzioni di lettura”. Una corretta impostazione è importante affinché i lettori di schermo possano scegliere la pronuncia corretta.
Determinare l’ordine dei tabulati
Gli utenti della tastiera utilizzano il tasto tabulazione per navigare da un elemento all’altro nel documento PDF. L’ordine dei tabulati deve essere logico e rispettare la struttura del documento. Seleziona nel Navigationsfenster “Pagine” tutte le pagine del documento e scegli nel menu contestuale la voce “Proprietà pagina”. Attiva quindi nel tab “Ordine tabulati” l’opzione “Struttura del documento”.
Verificare l’ordine di lettura
L’ordine di lettura di un documento potrebbe sembrare logico agli utenti che vedono, ma ciò non significa che i contenuti vengano letti correttamente da un lettore di schermo. Puoi controllare puntualmente l’ordine di lettura nel Navigationsfenster “Ordine”. In alcuni casi è necessario unire un PDF da piu file oppure dividere un file PDF in piu parti.
Modifica dell’assegnazione dei ruoli
Nel documento PDF, ai nomi dei tag vengono assegnati ruoli specifici per identificarli, ad esempio come intestazioni. Ad esempio, al tag “Intestazione 1” dovrebbe essere assegnato il ruolo “H1”. Anche se i lettori di schermo attuali non seguono ancora questa assegnazione, è importante che sia corretta per futuri utilizzi. Nel Navigationsfenster “Tag”, puoi controllare l’assegnazione dei ruoli nel menu contestuale sotto “Modifica assegnazione ruoli”. Espandi il “Ruolo del documento” e modifica l’assegnazione se necessario con “Modifica elemento”.